B2B nákupní portály jsou páteří dodavatelských řetězců. Obchodníci na nich každý den objednávají klíčové zboží pro své podnikání. Přesnost fakturace je zásadní – jak pro dodavatele, tak pro zákazníky. Jenže tentokrát se něco zvrtlo.
Někteří dostali faktury na zboží, které neobjednali
Objednávky přicházely, systém je evidoval a expedice běžela jako obvykle. Problém nastal až ve chvíli, kdy zákazníci začali hlásit chyby ve fakturách. Někteří dostali faktury na zboží, které neobjednali, jiným chyběla část objednávek, jiní neobdrželi fakturu vůbec. První reakce zákaznické podpory? Ojedinělá chyba. Pak ale začaly chodit desítky dalších hlášení.
Analýza odhalila, že problém nastal při generování faktur. Fakturační systém čerpal data z ERP, ale pokazila se synchronizace dat. Kvůli chybě v napojení mezi datovým skladem (DWH) a ERP se u některých zákazníků nesprávně spárovaly objednávky s fakturami. ETL proces, který měl každý večer zpracovat kompletní dávku objednávek a připravit fakturace, neproběhl správně. Některé transakce byly v systému duplicitně, jiné se do fakturace vůbec nedostaly.
Jak to, že si nikdo nevšiml výpadku ETL procesu dřív?
Výsledek? Zmatek v účetnictví, nespokojení zákazníci a ruční opravy desítek faktur. Někteří obchodníci zadrželi platby, protože faktury neseděly s dodaným zbožím. Interní týmy musely situaci hasit manuálně, což vedlo k dalšímu zpoždění a zbytečným nákladům.
Oprava byla dlouhá a vyžadovala spoustu manuálních zásahů. Jak to, že si nikdo nevšiml výpadku ETL procesu dřív? Proč chyběly kontrolní mechanismy, které by zachytily nesrovnalosti mezi objednávkami a fakturami?
Jména jsme vynechali, ale pokud se v tomto příběhu poznáváte, pravděpodobně máte stejný problém. Výpadky IT nejsou otázkou jestli, ale kdy. Rozdíl je v tom, zda je dokážete předvídat a rychle vyřešit. Ozvěte se nám. Qeedio vám pomůže být připraveni dřív, než bude pozdě.
